Использование таблиц Microsoft Office Excel для обработки и анализа статистических данных

Автор статьи: Попова Наталия Васильевна, методист МБОУДОД "ДДТ" г. Вельск Архангельской обл., высшая квалификационная категория

Аннотация: В статье представлены авторские методические разработки документов в программе Microsoft Office Excel, позволяющие обрабатывать и анализировать большие объемы статистических данных образовательного учреждения по различным направлениям деятельности.

Ключевые слова: статистика в образовательном учреждении, возможности MS Excel.

Каждый, кто хотя бы раз сдавал отчет статистических данных или делал на его основе анализ, знает насколько это трудоемкое занятие. Даже если вы пытаетесь сосчитать детей только одного своего творческого объединения, в расчеты постоянно закрадывается какая-нибудь ошибка, и все приходиться пересчитывать заново. А еще надо учесть, что данные необходимо обработать по различным параметрам: по возрасту, по ОУ, по годам обучения и т.д. и т.п. И уж совсем непросто приходиться, когда необходимо обработать данные по всему Образовательному учреждению, где занимается более 2000 детей в различных творческих объединениях. Вот тут уже действительно приходиться попотеть, без конца пересчитывая одни и те же цифры, пока они, наконец, не сойдутся.

Проделав эту работу несколько раз в начале и в конце учебного года, я решила потратить еще несколько часов (или даже дней) и разработать программу с использованием возможностей программы Microsoft Office Excel, которая способна сделать половину работы за вас. Таким образом, родились программные модули, помогающие считать статистические данные, проводить сравнительный анализ, вычерчивать диаграммы. Разработанные однажды, они позволяют достаточно быстро обрабатывать статистические данные и делать необходимые выводы.

За несколько лет работы у меня образовался следующий комплект документов:

1. Список учащихся объединения.

Документ представляет собой заготовку, в которой содержится разработанный шаблон книги Exсel: это листы для каждой группы, содержащие готовую форму для заполнения списков, с указанием всех необходимых параметров (по возрасту, по ОУ, по годам обучения и т.д.) и итоговый лист, также представляющий собой готовую форму, с четко прописанными параметрами, необходимыми для обработки.

Данный документ создается на каждое творческое объединение отдельно и может содержать в себе списки до 15 групп численностью до 15 человек.

Документ разработан таким образом, что педагог должен заполнить лишь некоторые графы:

- название объединения, на базе какого учреждения проходят занятия, ФИО педагога;

- год обучения группы;

- списочный состав группы (ФИ), пол ("д" или "м"), класс и школа (цифрой);

- количество учебных часов на группу;

- количество учащихся, занимающихся на базе ДДТ или другого ОУ.

Педагог заполняет строго отведенные графы, в соответствии с требованиями. Все заполненные данные на странице суммируются в специально отведенных ячейках, где собирается необходимая нам информация по всем параметрам. Суммы считаются автоматически при помощи введенных в ячейки формул.

На каждую группу заполняется отдельная страница документа.

На странице "Итоги" педагог самостоятельно вводит только данные из первого пункта. Остальные данные по всем параметрам выводятся автоматически в отведенные для них ячейки при помощи формул, суммирующих необходимые данные с соответствующих строк всех 15 групп (страниц данного документа).

Для удобства работы предусмотрены проверочные ячейки, формулы которых позволяют выявлять ошибки, закравшиеся во время ввода данных педагогом (например: мальчиков + девочек = всего детей).

Еще одно преимущество программы Exсel - возможность защитить ячейки с формулами от "случайных" ошибок, что позволяет заполнять документ "Списки" в компьютере даже начинающим пользователям, плохо владеющими навыками работы на ПК. Работа методиста при этом сводиться лишь к помощи на первоначальном этапе заполнения и итоговой проверки документа на наличие ошибок.

Готовый документ распечатывается, при этом списки прикрепляются к приказу директора ДДТ "о зачислении", а итоговый лист - для дальнейшей обработки данных (в рамках всего учреждения), а затем в портфолио педагога за текущий учебный год.

2. Статистический отчет за текущий учебный год.

Все статистические данные с итоговых листов "Списки" вводятся в сводные таблицы. Сводные таблицы разработаны в отдельном документе и созданы для каждой направленности на отдельном листе книги Exсel. В вертикальных столбцах таблицы располагаются графы, содержащие все необходимые статистические данные (по группам, общая численность, по полу, по возрасту, по годам обучения, по школам и др.); в строках вносятся все данные для каждого творческого объединения отдельно.

В итоговой строке таблицы введены формулы, которые автоматически суммируют данные всех представленных объединений направленности по конкретным параметрам. Таким образом, имеем всю необходимую информацию по каждой направленности отдельно.

Для проверки правильности ввода данных в строки каждого объединения предусмотрены специальные проверочные графы. Эти ячейки располагаются в конце каждой строки творческого объединения и содержат формулы, суммирующие данные по каким-то конкретным заданным параметрам, сумма которых заведомо должна быть равна общему количеству учащихся в объединении. Например, сумма ячеек по полу (мальчиков + девочек = всего детей), сумма по годам обучения, сумма по возрастам, сумма по ОУ. Эти графы позволяют быстро выявить ошибки и методисту необходимо просто сверить правильность введенных данных в ячейки таблицы. Данные проверочные графы являются рабочими и в печать не выводятся.

Кроме листов с таблицами для каждой направленности, разрабатывается отдельный Сводный лист. На этом листе в строках таблицы вводятся не отдельные объединения, а имеющиеся в учреждении направленности. В ячейках таблицы вводятся формулы, которые автоматически повторяют данные из соответствующих ячеек итоговых строк на каждом листе документа.

В итоговой строке Сводной таблицы также введены формулы, суммирующие все данные по конкретным параметрам.

Таким образом, этот лист документа полностью заполняется автоматически. Методист на данном этапе только проверяет правильность заполнения по суммам в проверочных ячейках. Если все суммы сошлись, то соответственно все таблицы заполнены верно, и можно переходить к следующему этапу.

Последний лист документа - это «Итоговый»

На этом листе прописываются все параметры, по которым необходимо проанализировать статистические данные: по группам, по полу, по возрасту, по годам обучения, по школам и др. Вся информация с помощью формул заполняется автоматически – копируя соответствующие ячейки со страницы Сводных данных. Для анализа полученной информации все данные дополняются формулами, позволяющими вычислять процентные доли каждого параметра по отношению к общему количеству обучающихся. Для наглядности статистические данные по каждому параметру дополняются диаграммами, которые строятся прямо здесь же, основываясь на полученных данных.

Если приложить достаточно усилий при создании документа, то итоговую страницу вам тоже больше не придется заполнять вручную – достаточно будет лишь внести данные в таблицы на страницах по направленностям, и вы увидите как ваши диаграммы «растут» прямо на глазах.

3. Список педагогических работников на текущий учебный год.

Широкий диапазон действий программы Excel позволяет использовать ее и для обработки текстовой информации. Например, для обработки информации по педагогическим работникам.

Для данного документа создается таблица Excel, в ячейки которой вводиться вся необходимая нам информация по педагогическим работникам учреждения: ФИО, должность, педагогический стаж, нагрузка, квалификационная категория, образование и др.

Единственным, но важнейшим требованием является то, что те ячейки, по которым вы собираетесь проводить анализ вашего педагогического коллектива, должны заполняться строго по одному и тому же образцу. Например, слово «высшая» всегда пишем с маленькой (или большой) буквы, при этом даже лишний пробел в начале или конце слова помешает программе правильно сосчитать ячейки (в таком случае проще копировать ячейку, чтобы не сделать лишней ошибки).

Далее, переходим к странице «Итоги». На данной странице располагаются все необходимые параметры, данные которых вам необходимо проанализировать: общее количество педагогов, из них совместителей, по квалификации, образованию и педагогическому стажу и др.

При этом в итоговых ячейках вводятся формулы, позволяющие считать количество педагогов, соответствующих заявленному параметру. По примеру «итоговой» страницы Статистического отчета – добавляем формулы, позволяющими вычислять процентные доли каждого параметра по отношению к общему количеству педагогов, и дополняем красочными диаграммами.

Таким образом, большая часть итоговой страницы заполняется автоматически, возникает необходимость только дополнять ее изменяющимися данными (например, названия творческих объединений педагогов-совместителей и т.п.).

4. Список дополнительных образовательных программ.

По аналогии со списком педагогов, заполняется документ «Список дополнительных образовательных программ». Заполнив основную таблицу с информацией о реализуемых программах, на итоговую страницу с помощью формул выводятся данные по различным параметрам: по сроку освоения, по авторству, по уровню и др. При необходимости выводятся процентные доли и выстраиваются диаграммы. Этот документ позволяет вести учет и анализировать состояние программного обеспечения образовательного процесса.

5. Статистические данные по итогам проведенных мероприятий.

Этот документ создается для обработки большого количества данных по итогам проведения районных конкурсов. Он является наиболее простым среди представленных выше документов, но позволяет очень наглядно отразить всю необходимую информацию.

Данный документ может иметь количество страниц, соответствующих количеству заявленных номинаций или возрастных групп конкурса и обязательно имеет Сводную страницу. На Сводной странице отражены ОУ - участники конкурса и необходимые параметры: количество участников от каждого учреждения, количество конкурсных работ, количество лауреатов и призеров, количество педагогов, подготовивших учащихся к конкурсу. Все статистические данные просто суммируются в итоговой строке. А данные сводной таблицы позволяют сделать соответствующие выводы об участии ОУ в конкурсе, и при необходимости - отразить их в наглядных диаграммах.

Таким образом, использование таблиц Excel, в значительной степени упрощают работу со статистическими данными в образовательном учреждении, позволяя нам больше времени уделять творчеству.

Дата последнего обновления страницы 08.10.2021
Сайт создан по технологии «Конструктор сайтов e-Publish»